Styret

Referat fra styremøter

Styrereferatene fra 2011 er gjort tilgjengelig på borettslagets hjemmeside inntil USBLs styreportal er utviklet til å offentliggjøre referater og protokoller overfor våre andelseiere. Kommende referater legges ut fortløpende. 

Generelle retningslinjer for publisering:

- Det skal ikke nyttes navn i referatene, kun andelsnummer.

- Styremedlemmer angis kun ved initialer

- Saker hvor sakspapirene kan skade en eller flere andelseiere eller skape problemer for beboere grunnet personlige forhold, skal ikke legges ut på nettet.

- Saker hvor sakspapirene omhandler politianmeldelser eller på andre måter er eller burde være unntatt fra offentligheten, skal ikke legges ut på nettet.

Styreleder eller nestleder går gjennom referatene før publisering og gis fullmakt til å skjule saker i henhold til overnevnte retningslinjer.

Referatene ligger under dokumenter

 

Forretningsfører

Sentralbordet til Usbl har telefonnummer 08725 og faxnummer: 22 98 38 01.
Vår forretningsfører er Benedicte Lund Karlsen: benedicte.lund.karlsen@usbl.no

Dersom hun ikke er tilgjengelig og du har spørsmål vedrørende bruksoverlating, kan du be om å få snakke med Stine Røimål eller Elin Fagerli. Forretningsfører bør kontaktes for alle spørsmål vedrørende faktura og lignende.

Finn ut mer om USBL her.

Dersom du leier ut en hybel trenger vi opplysninger med kontaktinfo m.m. Send da en e-post til styret@trondheimsveien5.no med info om dette (Styret vil da kunne bistå med å oppdatere postkasseskilt og bestilling av flere nøkler).

Fakturaaddresser:

Borettslaget Trondheimsveien 5
c/o Fakturamottak Boligbyggelaget USBL
Postboks 4391 Vika
8608 Mo i Rana

 

Sameiet Trondheimsveien 1-5
c/o Fakturamottak Boligbyggelaget USBL
Postboks 4391 Vika
8608 Mo i Rana

 

Felleskostnader

Borettslaget er fra juni 2014 medlem i boligbyggelagenes Sikringsfond (BBL Finans AS).
Borettslaget har individuell nedbetalings (IN) ordning.

Felleskostnadene i borettslaget kan deles inn i to deler, driftskostnader og kapitalkostnader.  Driftskostnadene dekker forvaltningen av borettslaget heunder; forsikring, kommunale avgifter, vaktmester, trappe- og korridorvask, vedlikehold og varmtvann (borettslaget har ikke felles oppvarming). 

Pr juni 2014 ligger driftskostnadene på ca 51kr pr m2.

Nye heiser ble montert sommeren 2013. Heisene er finansiert gjennom eget lån som nedbetales over 10år. Kostnadene til heis er pt 5kr pr m2 (tillegg til driftskostnadene).

Borettslaget har kollektiv avtale med Get om digital TV og bredbånd 10/5 Mbps ,med muligheter for individuell oppgradering til raskere bredbånd eller telefoni. Avtalen løper over 3 år fra 1.mai 2014. Kollektiv avtale er inkludert i fellesutgiftene.

Kapitalkostnadene er den største kostnaden for de beboerne som ikke har valgt å innfri sin andel av fellesgjelden. Dette beløpet betjener i dag rentene vi har på fellesgjelden. Når avdragsfri periode utløper vil også avdrag på fellesgjelden bli betjent gjennom felleskostnadene. Lånet er et annuitetslån og har avdragsfrihet frem til april 2016, og deretter 25års nedbetalingsperiode. Borettslaget har lån i Handelsbanken, med en rente på 3,25 (mai 2014).

 

Generalforsamling

Den øverste myndighet i borettslaget utøves av generaforsamlingen.
Alle andelseiere har rett til å delta på generalforsamling, med forslags-, tale- og stemmerett.
Hver andel har en stemme, selv om det er flere eiere av andelen. 

Følgende behandles på generalforsamlingen:
- Konstituering
- Godkjennelse av styrets årsberetning
- Godkjennelse av styrets regnskapsoversikt for foregående regnskapsår
- Valg av styremedlemmer
- Valg av valgkomite
- Andre saker som er nevnt i innkallingen

Det er generalforsamlingen som velger styret og fastsetter styrets godtgjørelse.
Det er generalforsamlingen som gir styret retningslinjer eller bestemmer hva styret skal gjøre, utføre eller hvordan opptre.

Ordinær generalforsamling avholdes normalt i april måned hvert år.

 

Retningslinjer for styrearbeid

På styremøte 1/2011 ble følgende retningslinjer vedtatt for styrearbeid i boligselskapet.

1.      FORMÅLET MED RETNINGSLINJENE

Formålet med retningslinjene er å klargjøre de ønsker og krav som stilles til boligselskapets tillitsvalgte. Disse ønsker og krav skal være en veileder og støtte i de tillitsvalgtes utøvelse av sine verv. Beboerne honorerer denne innsats og resultater gjennom fastsettelse av styrehonorar på generalforsamlingen.

2.      FORVALTERANSVAR FOR FELLESMIDLER

De tillitsvalgte i boligselskapet forvalter på vegne av beboerne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Et godt resultat av de tillitsvalgtes arbeid har stor miljømessig og økonomisk betydning for beboerne. Gjennom generalforsamlingen/sameiermøtet blir de vist den tillit det er å forvalte felles eiendom og midler.

3.      TILLITSVALGTES LOJALITET TIL BOLIGSELSKAPET

De tillitsvalgte skal ivareta boligselskapets interesser og kan i anledning rettshandel for selskapet ikke ta imot godtgjørelse fra andre enn selskapet, jfr. aksjeloven § 6-­17 (for boligaksjeselskap). Tillitsvalgte kan ikke betinge seg selv eller gi andre særfordeler eller særbehandling, herunder bestikkelser, smøring og returprovisjon e.l.

4.      TILLITSVALGTES HABILITET

Tillitsvalgte kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saker der vedkommende har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse, jfr. borettslagsloven (brl) § 8-­14 (for borettslag), jfr. §8-­15, eierseksjonsloven § 42 (for boligsameier), aksjeloven §6-­27 (for boligaksjeselskap). Det samme gjelder når det foreligger slike forhold for den tillitsvalgtes nære familie, slektninger, venner eller forretningsforbindelser.

Tillitsvalgte plikter uoppfordret og uten ugrunnet varsel å meddele styrets øvrige medlemmer dersom det kan eller har kunnet foreligge grunn til å reise spørsmål ved egen habilitet.

5.      BRUK AV ANBUD/TILBUD  EFFEKTIV RESSURSBRUK

For å sikre konkurranse og effektiv ressursbruk bør man i stor utstrekning benytte anbud/tilbud ved utførelse av arbeid eller oppdrag for selskapet. For enkeltstående eller løpende oppdrag eller arbeider som utgjør større beløp bør dette alltid skje. Styret skal ut fra selskapets størrelse og aktivitet fastsette en beløpsgrense for hva som regnes som større beløp og den fastsatte beløpsgrense opplyses i årsberetningen. Dersom styret i enkeltsaker finner å måtte fravike regelen om bruk av anbud skal dette opplyses i selskapets årsberetning.

6.      TAUSHETSPLIKT OG INNSYNSRETT

De tillitsvalgte er underlagt taushetsplikt om noens personlige forhold. Taushetsplikten er ment å skulle beskytte slike interesser, og er ikke noe tillitsvalgte kan påberope seg for å beskytte sine egne interesser eller hindre beboerne alminnelig innsynsrett i styrets forhold til arbeid. Regelmessig og god informasjon fra styret til beboerne er viktig.

7.      TILLITSVALGTES BELØNNING FOR INNSATS OG RESULTATER

Tillitsvalgte honoreres for sin innsats og resultater gjennom fastsettelse av styrehonorar på generalforsamlingen (for borettslag/boligaksjeselskap) eller sameiermøtet (for boligsameier).

Det ligger innenfor styrets alminnelige beslutningsmyndighet å ansette funksjonærer på hel- eller deltid. Denne adgang bør ikke benyttes til å ansette eller honorere tillitsvalgte eller personer eller enheter som er omfattet av disse retningslinjenes pkt. 4 på hel-, deltid eller for enkeltoppdrag. Hvis styret kommer til at et arbeid krever en særlig fagkyndighet eller ikke kan utføres av andre enn tillitsvalgte eller personer eller enheter som er omfattet av pkt. 4, kan dette likevel skje. Alt arbeid som gjelder slike forhold skal redegjøres for av styret i årsberetningen.

I de tilfelle det er nødvendig for tillitsvalgte å ta fri fra lønnet arbeid for å delta i møter, kurs eller utføre arbeid for selskapet, kan dokumentert tapt arbeidsfortjeneste erstattes. Alle utbetalinger av lønn og honorarer til tillitsvalgte, herunder dekning av tapt arbeidsfortjeneste, utover det generalforsamlingen (for borettslag/boligaksjeselskap) eller sameiermøtet (for boligsameier) har vedtatt, skal oppgis i årsberetningen og med angivelse av hvilke tillitsvalgte og hvilke beløp dette gjelder. Tilsvarende skal alle utbetalinger til andre personer eller enheter som omfattes av pkt. 4 oppgis i årsberetningen med angivelse av hvilke tillitsvalgte som forårsaker opplysningsplikten, hvilke beløp det gjelder og til hvilke personer eller enheter utbetalingene er foretatt.

For å unngå uheldig kobling av ulike roller, bør tillitsvalgte som ansettes på hel- eller deltid eller honoreres for enkeltoppgaver i boligselskapet som på årsbasis totalt direkte og indirekte utgjør et beløp på mer enn kr. 10.000,­ eksklusive dekning av tapt arbeidsfortjeneste, vurdere å tre tilbake fra sitt verv som tillitsvalgt før utløpet av valgperioden. Dette gjelder ikke dersom den tillitsvalgte er ansatt i stilling eller har utført oppdrag som er vedtatt av generalforsamlingen (for borettslag/boligaksjeselskap) eller sameiermøtet (for boligsameier) og med generalforsamlingens/sameiermøtets uttalte kjennskap til forholdene rundt hvem som skulle besette stillingen eller utføre oppdraget.

Ved møter og arrangementer som varer utover 4 timer bør faktiske kostnader til bevertning ikke overstige et nivå som tilsvarer statens satser for diettgodtgjørelse. Kostnader forbundet med styrets møtevirksomhet skal spesifiseres i selskapets regnskap.

8.      ATTESTASJON OG ANVISNING AV UTBETALINGER. BRUK AV KONTANTUTBETALINGER.

Alle utbetalinger skal attesteres og anvises. Attestasjon er en bekreftelse av at varen/tjenesten er levert. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden gjelder boligselskapet og kan utbetales.

Selskapets leder/nestleder og minst ett styremedlem har vanligvis anvisningsrett i fellesskap. På første styremøte etter generalforsamlingen / årsmøtet skal det årlig foretas loddtrekning av hvilket styremedlem som sammen med lederen skal forestå anvisning. I styreportalen godkjennes fakturaer vanligvis ved at styreleder/nestleder samt et styremedlem godkjenner faktura i fellesskap. Se egen rutine om fakturagodkjennelse. Godkjennes fakturaer i papirformat, skal man signere med fullt navn, ikke bare med initialer.

Ingen kan attestere eller anvise for utbetalinger til seg selv eller til andre nære personer eller enheter som jfr. pkt. 4 gjør vedkommende inhabil. Alle utbetalinger til tillitsvalgte og/eller andre personer eller enheter som er omfattet av pkt. 4 skal attesteres og anvises av minst to styremedlemmer som er å betrakte som habile jfr. pkt. 4. Alle slike utbetalinger skal inntas i styremøtereferatet, uansett beløp.

9.      PERSONLIG ADFERD

De tillitsvalgte opptrer på vegne av boligselskapet. Den personlige adferd i utøvelsen av vervet og i sammenhenger som av andre naturlig kan knyttes opp til utøvelsen av vervet, må ta hensyn til dette. Tillitsvalgte må derfor opptre hensynsfullt, aktsomt og varsomt i sin kontakt med ansatte, beboere, leverandører og offentlige myndigheter.

10.    FORHOLDET TIL OFFENTLIGHETEN

Når tillitsvalgte på vegne av boligselskapet opptrer i offentlige sammenhenger, i forhold til massemedia m.v. er det av stor betydning at boligselskapet og bomiljøet omtales på en måte som ikke er egnet til å skade selskapet, strøket eller bomiljøet.

 

Styret

Navn Stilling Telefon
Kjetil Andreas Andersen Styreleder 990 92 242
Marianne Kristine Sundby Styremedlem 926 58 916
Espen Fimland Styremedlem 99539032
Erik Bjørklund Vara 41147033
Aksel Øvern Vara 970 98 652
Ketil Johansen Styremedlem 924 46 399
Marianne Johansson Styremedlem 918 71 060
Arnfinn Nygaard Vara 995 64 466